Le présent chapitre décrit les procédures pour la fondation d'une entreprise en Flandre.

Nous traiterons des formalités pour la fondation d'une entreprise et de quelques autres problèmes pratiques, y compris le financement d'une société, le choix d'un bâtiment, la sécurisation de vos données et la protection de la vie privée.

Fonder une succursale en Flandre

Quelles sont les formalités à accomplir selon le droit des sociétés du pays ?

Résolutions d'entreprise

En vue de la fondation d'une succursale, le conseil d'administration (ou toute autre autorité compétente selon la loi régissant l'entreprise) doit adopter formellement les résolutions d'entreprise concernant le démarrage de la filiale et la désignation en Belgique d'un représentant légal pour la gestion de la succursale et la représentation de la société dans ses rapports avec les parties tierces ou dans les procédures juridiques liées aux activités de la succursale.

• Résolutions d'entreprise : ces résolutions doivent être signées par le conseil d'administration de la société étrangère. A cette fin, le notaire du pays d'origine doit légaliser la signaturea de chaque membre du conseil d'administration
• Statuts : une copie certifiée conforme des statuts et des règlements de la société étrangère doit recevoir un affidavit du secrétaire de la société et être légalisée par un notaire
• Le notaire doit légaliser les documents suivants :
  • Les résolutions d'entreprise
  • Une copie du mémorandum de l'entreprise étrangère et des statuts, ainsi que de toutes les modifications qui y ont été apportées
  • Une copie de l'enregistrement de la société étrangère au " Registre de Commerce " si la législation des sociétés dans le pays d'origine impose un tel enregistrement (donc, un document officiel attestant l'existence de la société étrangère)
• Sur chaque document susmentionné la signature du notaire sera légalisée en y apposant " l'apostille " (le sceau internationalement reconnu par la Convention de La Haye de 1965) ou, solution alternative, la signature du notaire peut éventuellement être légalisée par le consulat belge local

Quelles sont les formalités à accomplir en Flandre ?

Traduction des document en néerlandais

Une traduction jurée des documents susmentionnés sera exigée au cas où les documents originaux seraient dans une langue étrangère. Une traduction non jurée est permise pour les comptes annuels et les comptes consolidés.

Dépôt des Comptes à la Banque Nationale de Belgique

Les comptes annuels et les comptes consolidés (s'il y en a) les plus récents de la société étrangère doivent être traduits en néerlandais et déposés à la Banque Nationale de Belgique, la banque centrale du pays. Le certificat de la Banque Nationale de Belgique, confirmant que les comptes annuels et les comptes consolidés (s'il y en a) ont été dûment déposés, doit être déposé au greffe du tribunal de commerce.
Cette obligation s'applique tant aux sociétés privées qu'aux entreprises publiques.

Dépôt des documents au greffe du tribunal de Commerce/Publication des résolutions d'entreprise au Moniteur belge (journal officiel belge)

Tant les documents traduits susmentionnés que les documents originaux, accompagnés d'une synthèse, doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce (de l'arrondissement où la succursale est établie) pour publication aux annexes du journal officiel belge (Moniteur belge - Belgisch Staatsblad).

Obtention d'un numéro d'immatriculation au registre de commerce

Les entreprises opérant en Belgique doivent se faire enregistrer dans une base de données, plus précisément la Banque-Carrefour des Entreprises (Kruispuntbank voor Ondernemingen) par l'intermédiaire d'un Guichet d'Entreprise (Ondernemingsloket). Cette nouvelle procédure remplace l'ancienne procédure d'enregistrement de la société au registre de commerce.

Dès que la succursale est enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), elle obtiendra un numéro d'enregistrement à mentionner obligatoirement sur la correspondance, les documents et les factures.

Une succursale ne peut être enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises à moins que ses représentants légaux ne fassent preuve de leurs qualités de gestionnaire. Par conséquent, un certificat prouvant les connaissances de base en gestion commerciale doit être présenté. Il sera basé soit sur un diplôme, soit sur l'expérience du représentant légal. Cette formalité, qui peut parfois prendre beaucoup de temps, peut être évitée si la société étrangère est en mesure de prouver qu'elle (ou la société mère) ne remplit pas les conditions pour être une petite ou moyenne entreprise.

Demande d'un numéro de TVA

Dès que la succursale est enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises, elle peut demander un numéro de TVA. En principe le numéro de TVA sera le même que le numéro d'entreprise attribué par la BCE. L'administration de la TVA activera ce numéro de TVA à partir du moment où le formulaire 604A aura été enregistré. Le formulaire d'inscription doit être signé par le représentant légal, mais sa signature ne doit pas être légalisée.

La taxe sur la valeur ajoutée est comparable à une taxe de vente générale. Ce n'est ni une taxe d'importation, ni un autre impôt. En règle générale, toute entreprise est tenue de facturer la TVA à ses clients et doit donc demander son propre numéro de TVA. Parmi les types d'entreprise qui ne se sont pas assujettis à la TVA, il y a les compagnies d'assurance.
Alors que le code de la TVA est cohérent dans toute l'Union européenne, le pourcentage de la TVA peut varier d'un pays à l'autre. Le pourcentage de la TVA dépend du type de produit ou du type de service. En Belgique, la TVA standard est de 21%, mais dans certains cas des taux de 0%, 6% ou 12% sont appliqués. Du point de vue fiscal, la TVA est déductible du revenu de l'entreprise.
 
Prêt à démarrer !

Comme nous l'avons dit plus haut, toute entreprise étrangère ayant l'intention d'ouvrir une succursale en Flandre doit nommer une personne qui sera autorisée à représenter la société pour les relations avec les parties tierces ou pour la représentation dans des procédures juridiques liées aux activités de la succursale. Cette personne est le " représentant légal " de la société.
En plus de tous les pouvoirs qui lui ont été accordés par la société, le représentant légal est tenu, en vertu de la loi, de s'occuper de toutes les formalités de présentation de renseignements susmentionnées.
Il convient de mentionner que le représentant légal a les mêmes responsabilités qu'un directeur d'une société flamande.

Informations complémentaires quant à l'établissement d'une succursale en Flandre

Quels sont les frais liés à la création d'une succursale en Flandre ?

En plus des honoraires des conseils légaux et fiscaux, les frais d'établissement d'une succursale comprennent :

• Frais de traduction (de l'anglais vers le néerlandais) dépendant des tarifs du bureau de traduction. Les frais de traduction de tous les documents ne peuvent pas être sous-estimés
• Les frais de publication au Journal Officiel belge (Moniteur belge) susmentionné : 207,39 euros (TVA comprise)
• L'enregistrement à de la Banque-Carrefour des Entreprises : 70 euros (exempt de TVA)

Combien de temps prend la création d'une succursale en Flandre ?

La création d'une succursale demande généralement un mois, en supposant que l'entreprise ait déjà préparé tous les documents/traductions nécessaires et que les autorités fassent preuve de souplesse dans le traitement des procédures. Le temps que requiert l'accomplissement de toutes les formalités pour la création d'une succursale dépend surtout des travaux de traduction. Les obligations de légalisation ont également une influence.

L'enregistrement auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises peut avoir lieu quelques jours après l'enregistrement au greffe du tribunal de commerce. La succursale peut dès lors démarrer ses activités commerciales. Toutefois, si le représentant légal est invité à fournir la preuve de ses capacités de gestionnaire et/ou doit se munir d'un permis de travail ou d'une carte professionnelle, le temps que prendront ces formalités doit également être pris en considération.

L'enregistrement auprès de l'administration de la TVA prend généralement trois semaines à compter du moment où le formulaire d'inscription a été remis.
La publication de l'ouverture d'une succursale aux annexes du Journal Officiel belge (Moniteur belge) peut prendre quelques semaines, mais la succursale peut lancer ses activités commerciales avant la publication.

Peut-on choisir librement le nom de l'entreprise ?

Vu que la succursale n'est pas une entité légale autonome, elle devra déployer ses activités sous le nom de l'entreprise par laquelle elle a été créée.

Y-a-t-il des contrôles d'Etat quant au lancement d'une activité commerciale ?

Aucune autorisation ou permis d'exploitation n'est nécessaire pour le lancement d'une activité commerciale, à l'exception de certaines activités spécifiques (par ex. banques, compagnie d'assurance, assurances de voyage, industrie pharmaceutique, radiodiffusion/télévision).

Dans quelle langue les documents d'entreprise doivent-ils être dressés ?

Les succursales sont soumises à la législation belge régissant l'emploi des langues.
Tous les documents requis doivent être dressés dans une des langues officielles de la Belgique (à savoir le français, le néerlandais ou l'allemand) en fonction de la région où la succursale a établi son siège social.

Si la succursale est située en Flandre, les documents seront dressés en néerlandais.

Si son siège social est enregistré dans la région bruxelloise, les documents peuvent être dressés en néerlandais ou en français, ou même dans les deux langues.

Dépôt des comptes annuels auprès de la Banque Nationale de Belgique

Toute entreprise opérationnelle doit déposer annuellement ses comptes financiers. Il y a des règles précises quant au type d'informations financières à reprendre dans ces rapports. Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous conseillons de vous adresser à un expert-comptable ou un conseil juridique.

Qui peut être désigné comme représentant légal ?

La législation n'impose pas que le représentant légal soit belge ou ait une autre nationalité. Il convient cependant de prendre en considération les régulations relatives au permis de travail. Etant donné que le représentant légal est supposé être chargé de la gestion journalière de la succursale et de la signature de tous les documents officiels, il est vivement recommandé qu'il réside en Belgique.

Etablir une filiale en Flandre

Comment un investisseur étranger établit-il une filiale en Flandre ?

Introduction

La Code des sociétés belge distingue plusieurs types de société, mais dans le commerce international la Société Anonyme (Naamloze Vennootschap, en abrégé NV) et la Société Privée à Responsabilité Limitée (Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid, en abrégé BVBA) sont les formes de société les plus adaptées. Les formalités légales exigées lors de la constitution sont toutefois similaires pour tous les types de sociétés. La procédure de fondation d'une société comprend 10 étapes. Un expert-comptable peut vous assister à franchir toutes ces étapes.
1. Dresser l'acte de constitution
2. Etablir un plan d'affaires
3. Versement du capital en actions sur un compte en banque bloqué
4. Rédaction du rapport d'évaluation (uniquement en cas d'apports en nature)
5. Etablissement d'un acte notarié de l'acte de constitution
6. Authentification de l'acte de constitution
7. Dépôt pour publication au Moniteur belge
8. Enregistrement à la Banque-Carrefour des Entreprises
9. Demande d'un numéro de TVA
10. Prêt à démarrer !

Dresser l'acte de constitution

L'acte de constitution sera dressé par un notaire belge sur la base des spécifications données par les actionnaires. L'acte de constitution doit mentionner entre autres les données (nom et adresse) des actionnaires qui fondent la société et spécifier le montant du capital apporté par chacun des actionnaires. La fondation d'une société anonyme requiert au moins deux actionnaires. Généralement la société mère détiendra toutes les actions sauf une et un des cadres dirigeants détiendra l'action restante. Dans pareil cas, la société mère étrangère prévoit dans l'acte de constitution une déclaration stipulant qu'elle accepte toutes les responsabilités de fondateur. Le dirigeant n'aura donc pas à assumer les mêmes responsabilités.  L'acte de constitution reprend également les statuts régissant la société.
Les directeurs seront nommés lors de la constitution de la société.

Etablir un plan d'affaires

Les nouvelles entités légales doivent préparer un plan d'affaires couvrant les deux premières années d'activité. Le plan d'affaires doit comprendre un bilan de synthèse justifiant les apports en capital provenant des actionnaires en vue du fonctionnement de l'entreprise. Le plan d'affaires n'est pas public, mais reste dans le dossier du notaire qui a dressé l'acte de constitution. Si la société fait faillite dans un délai de trois ans à compter de la date de constitution, le tribunal peut décider de réclamer le plan d'affaires pour vérifier si les fondateurs peuvent être rendus responsables de la faillite de la société du fait d'avoir fondé une société avec un capital insuffisant. Dans certains cas, les fondateurs peuvent être tenus responsables des dettes de la société en faillite. Les succursales ne sont pas obligées de dresser un plan d'affaires.

Versement du capital en actions sur une compte en banque bloqué

Dans l'éventualité d'un apport en espèces, un compte en banque doit être ouvert au nom de la société " en constitution " dans une banque belge et chaque actionnaire doit déposer le montant à libérer en fonction du nombre de ses actions et ce, avant la passation de l'acte de constitution. Ce compte reste bloqué temporairement jusqu'à ce que la société soit constituée, sous peine d'échec de la constitution, pour une période de trois mois, après quoi les fonds sont remboursés aux candidats-fondateurs qui les réclament. La banque émettra un certificat, qui doit être remis au notaire le jour de passation de l'acte de constitution et qui attestera que le capital libéré se trouve sur le compte en banque. Après la constitution, le notaire belge donnera son consentement pour le déblocage des fonds déposés (par l'intermédiaire d'un acte qui est envoyé à la banque et confirme la constitution) après que l'acte notarié soit déposé au greffe du tribunal de commerce. Les banques belges connaissent parfaitement cette procédure.

Rédaction du rapport d'évaluation

Les actionnaires peuvent également faire un apport en nature dans la société. Ces apports sont des actifs autres que de l'argent, mais ces apports doivent avoir une valeur économique (p.e. immobilier, actions d'une autre société, une créance pour le paiement d'une somme d'argent etc.). Dans pareils cas, un rapport d'évaluation doit être dressé par un reviseur d'entreprises. Ce rapport doit contenir la description des apports et les méthodes d'évaluation appliquées. En plus, les actionnaires doivent préparer un rapport reprenant les raisons pour lesquelles l'apport est dans l'intérêt de la société, et si nécessaire, les raisons pour lesquelles ils marquent leur désaccord avec les conclusions du reviseur d'entreprises. Les deux rapports doivent être remis au notaire le jour du passage de l'acte de constitution. Ces rapports, ainsi que l'acte de constitution, doivent être enregistrés par le notaire au greffe du tribunal de commerce.

Authentification de l'acte de constitution

L'acte de constitution doit être authentifié par un acte notarié, pour être passé par les fondateurs et le notaire belge. Les actionnaires fondateurs doivent être présents ou être représentés lorsque l'acte de constitution est passé devant le notaire. En cas de représentation, une procuration doit être produite et jointe à l'acte de constitution. La signature sur la procuration doit être légalisée.

Enregistrement de l'acte de constitution

Une société anonyme reçoit une personnalité juridique différente de celle de ses actionnaires à partir de la date du dépôt de l'acte de constitution au greffe du tribunal de commerce de l'arrondissement judiciaire où la société a établi son siège social. Le notaire belge qui a passé l'acte de constitution se charge de ce dépôt. En principe une société ne peut faire aucune transaction (p.e. prise en location de locaux commerciaux, achat de biens etc.) avant d'obtenir son statut juridique.
Une ou plusieurs personnes peuvent toutefois réaliser une transaction à la demande d'une société " en constitution " avant que celle-ci n'ait obtenu son statut légal.

Dépôt pour publication au Moniteur belge

L'acte de constitution de la société doit être déposé pour publication dans le Journal officiel belge (Moniteur belge).

Enregistrement à la Banque-Carrefour des Entreprises

Une société ne peut pas démarrer une activité commerciale avant son enregistrement à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Elle doit être enregistrée dans l'arrondissement juridique où elle a établi son siège social.
Outre l'accomplissement d'autres conditions, une société ne peut être enregistrée à la BCE avant que les personnes ayant des pouvoirs de gestion (normalement l'administrateur délégué) fournissent la preuve de leurs capacités de gestionnaire. Par conséquent, un certificat attestant des connaissances élémentaires en matière des gestion, basé soit sur une diplôme, soit sur une expérience de gestion, doit être obtenu. Cette formalité peut parfois prendre beaucoup de temps, mais peut être évitée si la société (ou la société mère) fournit la preuve qu'elle ne remplit pas les conditions pour être une petite ou moyenne entreprise.

Demande d'un numéro de TVA

En règle générale, une succursale doit également être enregistrée auprès de l'administration locale de la TVA.

Prêt à démarrer !!

Une société anonyme (NV) est gérée par un conseil d'administration composé d'au moins trois personnes. Si la compagnie ne compte que deux actionnaires, le nombre de directeurs peut être réduit à deux. Le conseil d'administration peut déléguer la gestion journalière à un directeur, généralement appelé directeur général (" algemeen directeur "). La personne à qui les pouvoirs de gestion journalière ont été confiés représente la société pour les questions de gestion journalière.

Une Société de Personnes à Responsabilité Limitée (BVBA) est généralement dirigée par un ou plusieurs directeurs.

Informations complémentaires concernant la création d'une filiale en Flandre

Quels sont les frais découlant de la création d'une filiale en Flandre ?

Contrairement à la création d'une succursale, la création d'une filiale ne requiert pas de frais de traduction ou de frais de légalisation. Le notaire demandera toutefois des honoraires pour la passation de l'acte de constitution. Les autres frais sont les frais de publication au Moniteur belge d'un extrait de l'acte notarié (207,39 euros, TVA comprise), les frais de timbre et l'enregistrement à la Banque-Carrefour des Entreprises (70 euros, exempt de TVA). A partir du 1er janvier 2006 les droits de constitution sont abolis.

Combien de temps prend la création d'une filiale en Flandre ?

Une Société Anonyme à Responsabilité Limitée ou une Société de Personnes à Responsabilité Limitée peut être créée dans un délai très bref. Il n'y a pas d'autorisation administrative ou de période d'attente. Dès que l'investisseur étranger a approuvé les statuts de société, ouvert un compte en banque et dressé un plan d'affaires, la constitution est une question de jours. Tenez toutefois compte des réglementations en matière de permis de travail et de certificat prouvant les capacités de gestionnaire, qui pourraient constituer des facteurs retardateurs.

Peut-on choisir librement le nom de l'entreprise ?

En principe, le choix d'un nom de société est libre. Le nom doit toutefois se distinguer suffisamment de celui d'une autre société afin d'éviter toute confusion. Il est donc judicieux de contrôler préalablement le nom. Cette formalité peut être remplie par un notaire belge.

Y-a-t-il des contrôles d'Etat quant au lancement d'une activité commerciale ?

Généralement aucune autorisation ou permis d'exploitation officiel n'est nécessaire pour la constitution d'une société.
Si la société veut toutefois se lancer dans certaines activités spécifiques (par ex. banque, compagnie d'assurance, industrie pharmaceutique, restaurant etc.), une autorisation de certains services administratifs sera nécessaire avant que la société ne puisse entreprendre de telles activités.

Dans quelle langue les documents d'entreprise doivent-ils être dressés ?

La langue des documents de constitution dépend de la région où la filiale a établi son siège social: le néerlandais en Flandre, le néerlandais ou le français dans la région Bruxelles-Capitale.
Si la société a plusieurs sièges d'exploitation dans différentes régions linguistiques de la Belgique, elle devra se conformer aux réglementations sur l'emploi des langues dans chacune de ces régions.

Dépôt des comptes annuels à la Banque Nationale de Belgique

Une société belge doit se conformer à la législation belge en matière de comptabilité et doit donc tenir une comptabilité complète. En plus, toute entreprise opérationnelle doit déposer annuellement un bilan de ses états financiers. Il existe des réglementations détaillées concernant le type d'informations financières qui doivent figurer dans ces rapports.
Pour de plus amples informations, nous vous conseillons de vous adresser à un conseil juridique ou à un expert-comptable.

Problèmes d'Immobilier

Quels sont les problèmes dont vous devez tenir compte en choisissant un bâtiment pour une nouvelle entreprise ?

Une nouvelle entreprise peut louer (prendre en leasing), acheter ou construire un bâtiment. La majorité des petites et moyennes entreprises commencent par louer un bâtiment en fonction de leurs besoins spécifiques. Un des avantages que présente l'achat d'un bâtiment réside dans le fait que le prix d'achat sera considéré comme une partie de " la base de calcul de l'investissement total " en vue d'obtenir des subsides d'investissement. En plus, l'achat d'un bâtiment aura également certaines implications fiscales, tel que le taux du droit d'enregistrement qui est de 10% sur le prix d'achat en Flandre et de 12% dans le reste de la Belgique. Le droit d'enregistrement est toutefois déductible du revenu imposable de l'entreprise.

Qui peut vous aider à trouver un bâtiment adapté ?

Flanders Investment & Trade, en collaboration avec les services de développement locaux et/ou des conseillers en immobilier, peut préparer une liste d'emplacements potentiels dans les différentes parties de la Flandre sur la base des spécifications d'un investisseur potentiel. Vous pouvez également vous adresser à des agences immobilières.
En plus, les services de développement locaux proposent aux entreprises débutantes la possibilité de s'établir dans des " centres d'entreprise " qui offrent des services de secrétariat et de communication à des prix compétitifs. Les centres d'entreprise sont promus et encouragés activement comme élément de réduction des coûts pour les entreprises débutantes. La disponibilité de subsides européens dans certaines zones de développement du pays peut constituer un élément de poids dans le choix d'un emplacement.

Comment les locataires ayant signé un bail commercial sont-ils protégés ?

La législation belge offre une protection particulière aux locataires dont les locaux commerciaux sont immédiatement accessibles à la clientèle, par ex. pour la vente au détail.
Plus important encore, la législation prévoit trois fois de suite pour une période de neufs ans, un renouvellement quasi automatique du bail. En outre, les locataires ont le droit de vendre leur bail en tant que partie intégrante de la vente de l'affaire. Bien que la loi vise avant tout à protéger le commerce de détail, elle peut, de commun accord avec les parties, être appliquée à d'autres types de baux.

Qu'est-ce un bail 3-6-9 ?

Une des caractéristiques typiques d'un bail commercial 3-6-9 réside dans le fait que le bail est signé pour une période de neuf ans mais peut, sous certaines conditions, être résilié par une des parties après une période de trois ans, moyennant toutefois des conditions spécifiques pour le bailleur. Un bail similaire est souvent conclu pour les locaux commerciaux qui ne sont pas directement accessibles à la clientèle.

Que signifie bail avec option d'achat ?

Une entreprise peut négocier avec le propriétaire une option en vue d'acheter le bâtiment à un moment donné pendant la durée du bail. La Belgique n'impose aucune restriction aux entreprises ou personnes étrangères quant à l'achat de bâtiments ou de terrains.

Faut-il conclure un bail par écrit ?

Les baux doivent être enregistrés à des fins fiscales et doivent donc être établis par écrit et reprendre les devoirs et obligations des parties respectives. Les baux peuvent être dressés en néerlandais, en français ou en allemand en fonction de la situation territoriale des locaux. Les baux relatifs aux bâtiments situés en Flandre sont donc dressés en néerlandais.

Les locataires doivent-ils déposer une garantie ?

Normalement un propriétaire demandera le dépôt d'une garantie qui est généralement l'équivalent de six mois de loyer. Cela peut se faire sous forme d'un dépôt en espèces auprès de la banque ou par l'intermédiaire d'une garantie bancaire.
Dans le dernier cas, la banque facturera quelques frais au locataire.

Y a-t-il une protection pour les employés qui concluent un bail résidentiel ?

Les baux résidentiels sont régis par un nombre de réglementations spécifiques destinées à protéger les locataires. Ces réglementations sont particulièrement rigoureuses si le logement loué est la résidence principale de la famille. La protection comprend :

• Une limitation des augmentations du loyer, limitée à l'index à la consommation
• Un avis de fin de bail préalable et
• La possibilité de baux de durée limitée (plusieurs mois, un an ou trois ans)

Protection des Données/Vie Privée

Y a-t-il des restrictions quant au traitement des données à caractère personnel ?

La directive de l'Union européenne relative au traitement des données à caractère personnel impose un certain nombre de conditions aux entreprises qui traitent des données à caractère personnel au sein de l'UE.

La législation belge a assimilé cette directive. Lorsqu'une entreprise établie en Belgique entreprend des activités qui impliquent, directement ou indirectement, le traitement de données à caractère personnel sur, par exemple, ses employés ou ses clients en tant que personnes individuelles, elle doit respecter les réglementations belges quant à la protection des données. Le traitement des données comprend toutes les opérations commerciales relatives aux données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, le stockage, l'usage, la diffusion ou la destruction de données. Les réglementations sur la protection des données s'appliquent indépendamment du fait que les données soient traités de façon manuelle ou automatique (par ex. par ordinateur), de façon routinière ou uniquement dans un but spécifique.

Le traitement des données à caractère personnel est uniquement admis si certaines conditions sont remplies, par exemple lorsque les personnes individuelles ont explicitement donné leur consentement ou lorsque le traitement de données est nécessaire pour permettre à une entreprise de remplir une obligation contractuelle vis-à-vis de ses clients.

Le mode de traitement est également soumis à des conditions légales spécifiques. Plus particulièrement les données peuvent uniquement être rassemblées à des fins légitimes, spécifiques et explicites. Si les données sont traitées ultérieurement à d'autres fins, les personnes individuelles doivent donner leur consentement pour le nouveau traitement. Il doit également y avoir une relevance entre les données récoltées et la finalité du traitement. En plus, les données traitées doivent être exactes et doivent, si nécessaire, être mises à jour. Elles peuvent être sauvegardées aussi longtemps que nécessaire en fonction de la finalité du traitement et parfois en fonction des données traitées.

Les entreprises actives dans le traitement des données doivent permettre aux personnes individuelles l'accès aux données qu'elles traitent. Elles doivent également offrir la possibilité aux personnes dont les données sont traitées de rectifier ou d'introduire une demande de rectification de leurs données.

Quel est le service responsable de la gestion de la protection des données en Belgique ?

Une entreprise désireuse de traiter des données à caractère personnel par des moyens automatisés doit, avant de traiter la moindre donnée, remettre des informations détaillées au service de contrôle, la Commission de la Protection de la Vie Privée. Certaines activités ne doivent toutefois pas être signalées sous la législation actuelle (par ex. le traitement des données relatives à l'administration du personnel ou salariale au sein d'une entreprise, etc.).

Par conséquent, une société désireuse de traiter des informations relatives à la clientèle à des fins de marketing direct tombe sous le coup de la législation actuelle et doit en aviser tant le client que la Commission pour la Protection de la Vie Privée. La déclaration contiendra donc des informations spécifiques relatives aux données traitées.

La déclaration peut être faite sur papier ou par l'intermédiaire d'un autre support magnétique (CD-ROM ou Internet). La Commission pour la Protection de la Vie Privée a préparé des formulaires standard sur papier qui peuvent être utilisés pour la déclaration. Ces formulaires peuvent être obtenus par la poste auprès de la Commission ou peuvent être téléchargés sur le site Internet de la Commission  (http://www.privacy.fgov.be).

Existe-t-il des restrictions sur le transfert de données vers des pays qui ne sont pas membres de l'UE ?

Les sociétés ont le droit de transférer des données personnelles à des pays tiers (qui ne sont pas membres de l'UE) à condition toutefois que ces pays tiers garantissent un niveau de protection adapté.
Le niveau d'adéquation sera évalué compte tenu de toutes les circonstances liées au traitement, comme le type de données traitées, la finalité et la durée du transfert, etc.

La Commission Européenne peut publier des décisions qui confirment si un pays donné garantit un niveau de protection adapté. Lorsqu'une décision de la Commission européenne est publiée, les données personnelles peuvent être transférées des Etats membres de l'UE vers le pays en question, sans que la société soit obligée de donner des garanties supplémentaires. Les pays qui sont jusqu'à présent couverts par les décisions de la Commission européenne sont : la Hongrie, la Suisse, le Canada, l'Australie, le Japon et l'Argentine. Concernant les transferts de données vers les Etats-Unis, les sociétés ayant leur siège social aux Etats-Unis doivent se conformer aux " Safe Harbor Privacy Principles " décrétés par le Ministère du Commerce des Etats-Unis (et annexés à la décision " safe harbour " de la Commission européenne).

Si aucune décision de la Commission européenne n'a été publiée concernant un pays donné, les sociétés qui projettent de traiter des données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne doivent s'assurer que les obligations en matière de protection sont clairement spécifiées par voie contractuelle.
La Commission européenne a publié des clauses contractuelles modèles qui peuvent être reprises dans des contrats privés relatifs au transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers.