In diesem Abschnitt werden die Verfahren für die Gründung einer Gesellschaft in Flandern dargestellt.

Die Formalitäten für die Gesellschaftsgründung sowie eine ganze Reihe anderer praktischer Fragen werden abgedeckt, etwa die Finanzierung einer Gesellschaft, die Wahl einer Immobilie und die Gewährleistung des Datenschutzes und der Schutz der Privatsphäre.

Eine Zweigniederlassung in Flandern gründen

Welche Formalitäten müssen im Zuständigkeitsbereich der ausländischen Gesellschaft beachtet werden?

Gesellschaftsbeschlüsse

Um eine Zweigniederlassung zu bilden, muss der Vorstand der ausländischen Gesellschaft (oder jedes andere Unternehmensorgan, das nach dem für die Gesellschaft geltenden Gesetz hierfür zuständig ist) offiziell den Beschluss fassen, eine Zweigniederlassung zu gründen und in Belgien einen gesetzlichen Vertreter zu benennen, der die Zweigniederlassung leiten und die Gesellschaft bei Geschäften mit Dritten und in Gerichtsverfahren im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Zweigniederlassung vertreten wird.

Notariell beurkundete und beglaubigte Dokumente

• Gesellschaftsbeschlüsse: Diese Beschlüsse müssen vom Vorstand der ausländischen Gesellschaft unterzeichnet werden. Anschließend muss die Unterschrift eines jeden Vorstandsmitglieds von einem öffentlichen Notar des Herkunftslandes legalisiert werden
• Satzung: Eine beglaubigte Kopie der Gründungsurkunde und der Satzung des ausländischen Unternehmens müssen mit einem Affidavit (Bescheinigung) des Geschäftsführers der Gesellschaft vorgelegt und von einem öffentlichen Notar beurkundet werden
• Der öffentliche Notar muss folgende Dokumente legalisieren:
  • Die Gesellschaftsbeschlüsse
  • Eine Kopie der Gründungsurkunde und der Satzung der ausländischen Gesellschaft sowie der Änderungen, die eventuell vorgenommen wurden
  • Eine Kopie der Eintragung der ausländischen Gesellschaft beim "Company House", falls das Gesellschaftsrecht des Herkunftslandes eine solche Eintragung vorsieht (d. h. ein offizielles Dokument, das die Existenz der ausländischen Gesellschaft bestätigt)
• Auf jedem der vorstehend erwähnten Dokumente sollte die Unterschrift des öffentlichen Notars durch Bestätigung der so genannten "Apostille" (ein international anerkanntes offizielles Siegel gemäß dem Haager Übereinkommen von 1965) legalisiert werden. Alternativ dazu kann die Unterschrift des öffentlichen Notars auch durch das örtliche belgische Generalkonsulat legalisiert werden.

Welche Formalitäten müssen in Flandern erfüllt werden?

Übersetzung der Dokumente ins Niederländische

Eine beeidigte Übersetzung der vorstehend erwähnten beglaubigten Dokumente wird benötigt, so als ob die Originaldokumente in einer Fremdsprache verfasst worden wären. Die Übersetzung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses muss nicht beeidigt werden.

Einreichen der Jahresabschlüsse bei der belgischen Nationalbank

Der letzte Jahresabschluss und (soweit vorhanden) der letzte Konzernabschluss der ausländischen Gesellschaft müssen ins Niederländische übersetzt und bei der belgischen Nationalbank, der Zentralbank des Landes, eingereicht werden. Die Bescheinigung der belgischen Nationalbank, mit welcher bestätigt wird, dass der Jahresabschluss und (soweit vorhanden) der Konzernabschluss ordnungsgemäß eingereicht wurden, ist beim Büro des Registerbeamten am Handelsgericht einzureichen.
Dieses Erfordernis gilt sowohl für Gesellschaften in öffentlichem Besitz als auch in Privatbesitz.

Einreichen der Dokumente beim örtlichen Büro des Registerbeamten am Handelsgericht/Veröffentlichung des Gesellschaftsbeschlusses im belgischen Staatsblatt

Die vorstehend erwähnten übersetzten Dokumente sowie die Originaldokumente müssen zusammen mit einer Zusammenfassung beim Büro des Registerbeamten am Handelsgericht (des Bezirks, in dem die Zweigniederlassung gegründet wird) zwecks Veröffentlichung in den Anhängen des belgischen Staatsblattes hinterlegt werden.

Beschaffung einer Eintragungsnummer für die Gesellschaft

Alle Unternehmen, die in Belgien geschäftlich tätig sind, müssen sich über eine Anlaufstelle für Unternehmen (dem so genannten Ondernemingsloket) in eine zentrale Unternehmensdatenbank eintragen lassen, der so genannten Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO). Dieses neue Verfahren ersetzt das "alte" Registrierungsverfahren einer Gesellschaft im Handelsregister.

Sobald die Zweigniederlassung in die zentrale Unternehmensdatenbank eingetragen ist, erhält sie eine Unternehmenseintragungsnummer, die auf der Korrespondenz, den Dokumenten und den Rechnungen der Gesellschaft angegeben werden muss.

Eine Zweigniederlassung kann erst dann in die zentrale Unternehmensdatenbank eingetragen werden, wenn der gesetzliche Vertreter gute Managementkenntnisse nachgewiesen hat. Folglich muss eine Bescheinigung über Grundkenntnisse in Betriebswirtschaft erworben werden, entweder auf der Basis eines Diploms oder auf der Basis der Berufserfahrung des gesetzlichen Vertreters. Diese Formalität könnte sich in einigen Fällen als zeitraubend erweisen, lässt sich aber vermeiden, wenn das ausländische Unternehmen nachweisen kann, dass es (oder seine Muttergesellschaft) kein kleines oder mittelständisches Unternehmen ist.

Beantragung einer Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer

Sobald die Zweigniederlassung in die zentrale Unternehmensdatenbank eingetragen ist, kann sie die Aktivierung einer belgischen Mehrwertsteuernummer beantragen. Grundsätzlich ist die Mehrwertsteuernummer mit der Unternehmensnummer in der zentralen Unternehmensdatenbank identisch. Die Mehrwertsteuerbehörden werden diese Mehrwertsteuernummer aktivieren, sobald Formular 604A eingereicht wurde. Dieser Antrag ist vom gesetzlichen Vertreter zu unterzeichnen; seine bzw. ihre Unterschrift muss jedoch nicht legalisiert werden.

Die Mehrwertsteuer funktioniert wie eine allgemeine Verkaufssteuer. Sie ist weder eine Einfuhrabgabe noch eine sonstige Abgabe. Allgemein gesprochen ist nahezu jeder Betrieb verpflichtet, seinen Kunden Mehrwertsteuer zu berechnen, und muss sich deshalb seine eigene Mehrwertsteuernummer besorgen. Zu den Arten von Unternehmen, die zurzeit keine Mehrwertsteuernummer benötigen, gehören Versicherungsgesellschaften.
Während der Mehrwertsteuercode in der gesamten Europäischen Union einheitlich ist, kann der Mehrwertsteuersatz von Land zu Land verschieden sein. Der Mehrwertsteuersatz hängt von der Art des verkauften Produkts oder der erbrachten Dienstleistung ab. In Belgien beträgt der Standard-Mehrwertsteuersatz 21%, obschon unter bestimmten Umständen Mehrwertsteuersätze von 0%, 6% oder 12% zur Anwendung kommen. Die Mehrwertsteuer kann zu Körperschaftssteuerzwecken abgezogen werden.
 
Schon kann es losgehen!

Wie bereits erwähnt muss jedes Unternehmen, das die Eröffnung einer Zweigniederlassung in Flandern beabsichtigt, eine Person benennen, die zur Vertretung des Unternehmens bei Geschäften mit Dritten und in Gerichtsverfahren im Zusammenhang mit den Aktivitäten der Zweigniederlassung befugt ist. Diese Person wird als der "gesetzliche Vertreter" des Unternehmens bezeichnet.
Neben all den Befugnissen, die ihm bzw. ihr vom Unternehmen übertragen wurden, ist der gesetzliche Vertreter nach dem Gesetz verpflichtet, alle oben dargelegten Offenlegungsformalitäten zu erledigen.
Es sollte ebenfalls festgehalten werden, dass der gesetzliche Vertreter in derselben Art und Weise wie der Geschäftsführer eines flämischen Unternehmens haftet.

Zusätzliche Informationen zur Gründung einer Zweigniederlassung in Flandern

Was kostet die Gründung einer Zweigniederlassung in Flandern?

Neben den Gebühren für Rechts- und Steuerberater fallen folgende Kosten für die Gründung einer Zweigniederlassung an:

• Übersetzungskosten (aus der Fremdsprache ins Niederländische) je nach Übersetzungsbüro. Die Gesamtkosten für die Übersetzung aller Dokumente sollten nicht unterschätzt werden
• Die Gebühren für die Veröffentlichung der weiter oben erwähnten Dokumente im belgischen Staatsblatt: 207,39 Euro (einschl. MwSt.)
• Registrierung bei der zentralen Unternehmensdatenbank: 70 Euro (nicht mehrwertsteuerpflichtig)

Wie lange dauert die Gründung einer Zweigniederlassung in Flandern?

Die Gründung einer Zweigniederlassung dauert üblicherweise einen Monat, vorausgesetzt, das Unternehmen hat die nötigen Dokumente/Übersetzungen vorbereitet und die Verfahren werden von den Behörden reibungslos abgewickelt. Die für die Erledigung aller zur Gründung einer Zweigniederlassung erforderlichen Formalitäten benötigte Zeit hängt hauptsächlich von der Übersetzungsarbeit ab. Das Legalisierungs- und Beglaubigungsverfahren stellt einen weiteren Zeitfaktor dar.

Die Registrierung bei der zentralen Unternehmensdatenbank kann innerhalb weniger Tage nach Einreichung der Unterlagen beim Büro des Registerbeamten am Handelsgericht erfolgen. Ab diesem Zeitpunkt kann die Zweigniederlassung ihre gewerblichen Tätigkeiten aufnehmen. Ist der gesetzliche Vertreter jedoch verpflichtet, seine Managementbefähigung nachzuweisen und/oder benötigt er eine Arbeitserlaubnis oder einen Gewerbeschein, muss auch die Zeit berücksichtigt werden, die für die Bearbeitung dieser Anträge nötig ist.

Die Registrierung bei den Mehrwertsteuerbehörden dauert in der Regel ungefähr drei Wochen nach Einreichung des Antrags.
Die Veröffentlichung der Eröffnung der Zweigniederlassung im Anhang des belgischen Staatsblattes kann einige Wochen dauern, doch darf die Zweigniederlassung vor dem Datum der Veröffentlichung ihre gewerblichen Tätigkeiten aufnehmen.

Können wir den Namen des Unternehmens frei festlegen?

Da die Zweigniederlassung keine eigene Rechtspersönlichkeit hat, muss sie unter dem Namen des Unternehmens tätig werden, von dem sie gegründet wird.

Gibt es staatliche Kontrollen bezüglich der Eröffnung eines Geschäftsbetriebs?

Um ein Unternehmen zu gründen, bedarf es keiner vorherigen staatlichen Genehmigung oder Geschäftserlaubnis. Das gilt nicht für einige spezifische Branchen (z. B. Bankwesen, Versicherungswesen, Reiseentschädigung, Arzneimittel, Rundfunk und Fernsehen).

In welcher Sprache sollten die Unternehmensdokumente verfasst werden?

Für Zweigniederlassungen gelten die belgischen Vorschriften über den Sprachgebrauch.
Alle Dokumente, die gesetzlich vorgeschrieben sind, müssen in einer der offiziellen Sprachen Belgiens verfasst sein (d. h. Französisch, Niederländisch oder Deutsch), abhängig von der Region, in welcher die Zweigniederlassung ihren Sitz hat.

Hat die Zweigniederlassung ihren Sitz in Flandern, müssen diese Dokumente in niederländischer Sprache verfasst sein.

Hat die Zweigniederlassung ihren Sitz in der Region Brüssel, können diese Dokumente entweder auf Niederländisch oder auf Französisch oder sogar in beiden Sprachen verfasst sein.

Einreichen des Jahresabschlusses bei der belgischen Nationalbank

Jedes geschäftstätige Unternehmen muss jährlich einen Jahresabschluss einreichen. Es gibt ausführliche Vorschriften und Verordnungen bezüglich der finanziellen Informationen, die in diesen Berichten enthalten sein müssen. Für ausführlichere Informationen empfiehlt es sich, einen Rechnungsprüfer oder Anwalt zu Rate zu ziehen.

Wer sollte zum gesetzlichen Vertreter ernannt werden?

Das Gesetz schreibt nicht vor, dass der gesetzliche Vertreter belgischer Staatsbürger sein muss, und es werden auch sonst keine Anforderungen an die Staatsangehörigkeit gestellt. Dennoch sollten die Arbeitserlaubnisverordnungen beachtet werden. Da der gesetzliche Vertreter die tägliche Verwaltung der Zweigstelle übernehmen und alle offiziellen Dokumente unterzeichnen soll, wird dringend empfohlen, dass er bzw. sie einen belgischen Wohnsitz hat.

Eine Tochtergesellschaft in Flandern gründen

Wie gründet ein ausländischer Investor eine Tochtergesellschaft in Flandern?

Einleitung

Das belgische Gesellschaftsrecht kennt verschiedene Gesellschaftsformen, doch sind die belgische Form der Aktiengesellschaft, "Naamloze vennootschap", abgekürzt "NV", und die belgische Gesellschaft mit beschränkter Haftung "Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid", abgekürzt "BVBA", die für das internationale Geschäftsleben am besten geeigneten Gesellschaftsformen. Die rechtlichen Schritte, die für die Gründung einer Gesellschaft erforderlich sind, sind jedoch für alle Gesellschaftsformen ähnlich. Das Gründungsverfahren ist für alle Gesellschaftsformen ähnlich und besteht aus den folgenden 10 Schritten. Wirtschaftsprüfungsunternehmen können bei der Umsetzung aller Schritte behilflich sein.

 1.  Die Gründungsurkunde aufsetzen
 2.  Einen Geschäftsplan aufstellen
 3.  Das Aktienkapital auf einem gesperrten Bankkonto hinterlegen
 4.  Die Schätzgutachten erstellen (nur bei Sacheinlagen)
 5.  Die Gründungsurkunde notariell beurkunden lassen
 6. Die Gründungsurkunde registrieren lassen
 7.  Die Veröffentlichung im belgischen Staatsblatt beantragen
 8.  Eine Unternehmensregistrierungsnummer beschaffen
 9.  Eine Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer beantragen
 10.  Und schon kann es losgehen!

Aufsetzen einer Gründungsurkunde

Die Gründungsurkunde wird von einem belgischen öffentlichen Notar auf der Grundlage der Spezifikationen der Gesellschafter aufgesetzt. In der Gründungsurkunde müssen unter anderem die Daten (Name und Anschrift) der Gesellschaftsgründer und die Höhe der Kapitaleinlage, die von jedem Gesellschafter geleistet wird, angegeben sein. Für die Gründung einer Aktiengesellschaft werden wenigstens zwei Gesellschafter benötigt. Häufig ist die ausländische Muttergesellschaft mit Ausnahme einer einzigen im Besitz aller Aktien; einer der leitenden Angestellten der Gesellschaft besitzt die verbleibende Aktie. In solchen Fällen versichert die ausländische Muttergesellschaft üblicherweise in der Gründungsurkunde, dass sie die volle Haftung der Gesellschaftsgründer übernimmt. In diesem Fall haftet die Führungskraft nicht. Die Gründungsurkunde umfasst auch die Satzung der Gesellschaft ("statuten"), in welcher die für die Gesellschaft geltenden Regeln festgelegt sind.
Die Geschäftsführer werden bei der Gründung der Gesellschaft ernannt.

Aufstellung eines Geschäftsplans

Neue juristische Personen müssen einen Geschäftsplan aufstellen, der die ersten beiden Betriebsjahre abdeckt. Ein belgischer Wirtschaftsprüfer kann beim Aufstellen eines Geschäftsplans behilflich sein. Dieser Geschäftsplan muss eine zusammenfassende Bilanz enthalten, die den Kapitalbetrag ausweist, der von den Gesellschaftern für den Betrieb der Gesellschaft zur Verfügung gestellt wird. Dieser Geschäftsplan ist nicht öffentlich, verbleibt aber in den Akten des Notars, der der Gründungsurkunde Gesetzeskraft verliehen hat. Meldet die Gesellschaft innerhalb von drei Jahren ab dem Gründungsdatum Konkurs an, kann das Gericht beschließen, den Geschäftsplan daraufhin zu überprüfen, ob die Gesellschaftsgründer dafür haftbar gemacht werden können, die Gesellschaft nicht mit ausreichend Startkapital versorgt zu haben. In bestimmten Fällen können die Gründer für die Verbindlichkeiten der bankrotten Gesellschaft haftbar gemacht werden. Zweigniederlassungen sind nicht verpflichtet, einen Geschäftsplan aufzustellen.

Hinterlegen des Aktienkapitals auf einem gesperrten Bankkonto

Im Falle einer Bareinlage muss ein Bankkonto auf den Namen der zu gründenden Gesellschaft bei einer Bank in Belgien eingerichtet werden, und jeder Gesellschafter muss den Betrag, den er auf seine Aktien einzuzahlen hat, vor der Unterzeichnung der Gründungsurkunde auf dieses Konto einzahlen. Dieses Konto bleibt vorübergehend "gesperrt", und zwar solange, bis die Gesellschaft gegründet ist, oder, falls die Gesellschaft nicht gegründet wird, für einen Zeitraum von drei Monaten. Danach werden die Gelder den potenziellen Gründern auf Antrag erstattet. Die Bank stellt eine Bescheinigung aus, die dem Notar am Tag der Unterzeichnung der Gründungsurkunde zu übergeben ist. Darin wird bestätigt, dass sich der eingezahlte Kapitalbetrag auf dem Bankkonto befindet. Nach der Gründung erteilt der belgische öffentliche Notar seine Zustimmung zur Freigabe der eingezahlten Gelder (mittels einer Bescheinigung, die an die Bank geschickt wird und mit welcher die Gründung der Gesellschaft bestätigt wird) nach Hinterlegung der notariellen Urkunde beim Büro des Registerbeamten am Handelsgericht. Belgische Banken sind mit diesem Verfahren vertraut.

Erstellen der Schätzgutachten

Die Gesellschafter können neben Geldeinlagen auch andere Vermögenswerte in die Gesellschaft einbringen, vorausgesetzt, diese Vermögenswerte haben einen wirtschaftlichen Wert (z. B. Immobilien, Anteile an einem anderen Unternehmen, einen Anspruch auf die Zahlung eines Geldbetrags usw.). In diesen Fällen muss ein Schätzgutachten von einem zugelassenen Wirtschaftsprüfer angefertigt werden. Dieser Bericht beschreibt die Vermögenswerte und die angewandten Bewertungsmethoden. Darüber hinaus müssen die Gründungsgesellschafter einen Bericht aufstellen, in dem sie angeben, weshalb die Einbringung des Vermögenswertes im Interesse der Gesellschaft ist und, wenn nötig, warum sie nicht mit den Ergebnissen des Wirtschaftsprüfungsberichts einverstanden sind. Beide Berichte sind dem Notar am Tag der Unterzeichnung der Gründungsurkunde zu übergeben. Der Notar reicht diese Berichte zusammen mit der Gründungsurkunde beim Büro des Registerbeamten am Handelsgericht ein.

Notarielle Beurkundung der Gründungsurkunde

Die Gründungsurkunde muss notariell beurkundet und von den Gesellschaftsgründern und von einem belgischen öffentlichen Notar unterzeichnet werden. Die Gründungsgesellschafter müssen anwesend oder vertreten sein, wenn die Gründungsurkunde vom öffentlichen Notar beurkundet wird. Für die Vertretung muss eine Vollmacht vorgelegt werden, die der Gründungsurkunde beigefügt wird. Die Unterschrift unter einer solchen Vollmacht muss nicht legalisiert werden.

Registrierung der Gründungsurkunde

Ab dem Datum, an dem die Gründungsurkunde beim Büro des Registerbeamten am Handelsgericht des Gerichtsbezirks eingereicht wird, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat, erhält die Gesellschaft eine von der Rechtspersönlichkeit ihrer Gesellschafter gesonderte Rechtspersönlichkeit. Die Einreichung der Unterlagen wird vom belgischen Notar abgewickelt, der die Gründungsurkunde ausgefertigt hat. Der Notar ist gesetzlich verpflichtet, die Gründungsurkunde innerhalb von 15 Tagen einzureichen. Im Prinzip darf eine Gesellschaft erst dann Transaktionen (z. B. Geschäftsräume mieten, Vermögensgegenstände kaufen) abschließen, wenn sie Rechtspersönlichkeit hat.
Eine oder mehrere Personen können jedoch Transaktionen im Namen einer sich "im Gründungsverfahren befindlichen" Gesellschaft vor dem Datum, an dem die Gesellschaft Rechtspersönlichkeit erhält, vornehmen.

Beantragung der Veröffentlichung im belgischen Staatsblatt

Die Gründungsurkunde der Gesellschaft muss zwecks Veröffentlichung beim belgischen Staatsblatt eingereicht werden.

Beschaffung einer Unternehmensregistrierungsnummer

Eine Gesellschaft darf vor ihrer Registrierung bei der zentralen Unternehmensdatenbank KBO keine Geschäftstätigkeit ausüben. Sie muss sich in der zentralen Unternehmensdatenbank des Gerichtsbezirks eintragen lassen, in dem sie ihren Sitz hat.
Neben anderen Bedingungen, die zu erfüllen sind, kann eine Gesellschaft erst dann in die zentrale Unternehmensdatenbank eingetragen werden, wenn die Person mit Geschäftsführungsbefugnis (in der Regel der Geschäftsführer) gute Managementkenntnisse nachgewiesen hat. Folglich muss eine Bescheinigung über Grundkenntnisse in Betriebswirtschaft erworben werden, entweder auf der Basis eines Diploms oder auf der Basis der Berufserfahrung des Managers. Diese Formalität könnte sich in einigen Fällen als zeitraubend erweisen, lässt sich aber vermeiden, wenn die Gesellschaft nachweisen kann, dass sie (oder ihre Muttergesellschaft) kein kleines oder mittelständisches Unternehmen ist.

Beantragung einer Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer

Allgemein gilt, dass eine Tochtergesellschaft ebenfalls bei der lokalen Mehrwertsteuerbehörde registriert sein muss.

Schon kann es losgehen!

Eine NV wird von einem Vorstand geleitet, der aus wenigstens drei Personen besteht. Die Mindestanzahl der Vorstandsmitglieder kann jedoch auf zwei reduziert werden, wenn die Gesellschaft lediglich zwei Gesellschafter hat. Die tägliche Geschäftsführungsbefugnis kann vom Vorstand entweder einem Vorstandsmitglied, das in der Regel als geschäftsführender Direktor bezeichnet wird ("gedelegeerd bestuurder"), oder einer anderen Person übertragen werden (in der Regel ein Angestellter der Gesellschaft), die in der Regel als Geschäftsführer ("algemeen directeur") bezeichnet wird. Die Person, welcher die täglichen Geschäftsführungsbefugnisse erteilt werden, vertritt die Gesellschaft bei täglich anfallenden Managementangelegenheiten.

Eine BVBA wird von einem oder mehreren Geschäftsführern geleitet.

Zusätzliche Informationen zur Gründung einer Tochtergesellschaft in Flandern

Was kostet die Gründung einer Tochtergesellschaft in Flandern?

Anders als bei der Zweigniederlassung sind mit der Gründung einer Tochtergesellschaft in Flandern weder Übersetzungskosten noch administrative Legalisierungsformalitäten und -kosten verbunden. Es wird jedoch eine Gebühr an den Notar fällig, der die Gründungsurkunde beurkunden wird. Zu den sonstigen Gründungskosten gehören Kosten im Zusammenhang mit der Veröffentlichung einer Zusammenfassung der notariellen Urkunde (207,39 Euro, einschl. MwSt.) im belgischen Staatsblatt, Stempelsteuern und der Registrierung in die zentrale Unternehmensdatenbank (70 Euro, mehrwertsteuerfrei). Ab dem 1. Januar 2006 ist keine Kapitalsteuer mehr fällig.

Wie lange dauert die Gründung einer Tochtergesellschaft in Flandern?

Die Gründung einer NV oder BVBA kann innerhalb kurzer Zeit erfolgen. Es gibt keine staatliche Genehmigung oder Wartefrist. Falls der ausländische Investor der Satzung zugestimmt, ein Bankkonto eröffnet und einen Geschäftsplan vorbereitet hat, ist die Gründung der Gesellschaft eine Frage von Tagen. Die Arbeitserlaubnisvorschriften und die Bescheinigung über gute Managementkenntnisse sollten jedoch beachtet werden. Sie können ebenfalls Zeit in Anspruch nehmen.

Können wir den Namen des Unternehmens frei festlegen?

Die Wahl des Unternehmensnamens ist im Prinzip frei. Der Name muss sich jedoch ausreichend von dem eines anderen Unternehmens unterscheiden, um Verwechslungen zu vermeiden. Es wird empfohlen, vorab eine Namensprüfung durchzuführen. Diese Formalität kann von einem belgischen öffentlichen Notar erledigt werden.

Gibt es staatliche Kontrollen bezüglich der Eröffnung eines Geschäftsbetriebs?

In der Regel müssen in Belgien vor der Gründung einer Gesellschaft keinerlei Anträge bei einer staatlichen Behörde gestellt werden und es bedarf keiner Genehmigung durch eine staatliche Behörde.
Beabsichtigt die Gesellschaft jedoch die Ausübung bestimmter regulierter Aktivitäten (z. B. Bank- oder Versicherungstätigkeiten, Arzneimittel, Restaurant usw.), wird die vorherige Genehmigung einiger staatlichen Behörden benötigt, bevor die Gesellschaft zur Ausübung solcher Tätigkeiten befugt ist.

In welcher Sprache sollten die Unternehmensdokumente verfasst werden?

Die Sprache der Gründungsurkunde hängt vom Standort des Sitzes der Tochtergesellschaft ab: Niederländisch in Flandern und entweder Niederländisch oder Französisch in der Region Brüssel.
Hat die Gesellschaft eine oder mehrere Niederlassungen in verschiedenen belgischen Sprachregionen, müssen die Vorschriften über den Sprachgebrauch in den einzelnen Regionen beachtet werden.

Einreichen des Jahresabschlusses bei der belgischen Nationalbank
Eine belgische Gesellschaft hat das belgische Gesetz über die Rechnungslegung zu beachten und ist verpflichtet, vollständige Buchhaltungsunterlagen zu führen. Darüber hinaus muss jedes geschäftstätige Unternehmen jährlich eine Zusammenfassung seines Jahresabschlusses einreichen. Es gibt ausführliche Vorschriften und Verordnungen bezüglich der finanziellen Informationen, die in diesen Berichten enthalten sein müssen.
Für ausführlichere Informationen empfiehlt es sich, einen Rechnungsprüfer oder Anwalt zu Rate zu ziehen.
 
Immobilienfragen

Welche Aspekte sollten bei der Auswahl einer Immobilie für ein neu gegründetes Unternehmen beachtet werden?

Ein neues Unternehmen, das die Geschäftstätigkeiten ausbaut, kann Geschäftsräume mieten (pachten), kaufen oder bauen. Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen mieten zunächst Geschäftsräume entsprechend ihrer jeweiligen Bedürfnisse. Einer der Vorteile beim Kauf eines Gebäudes besteht darin, dass der Kaufpreis als Teil der "Berechnungsgrundlage der Gesamtinvestition" zum Zwecke der Erlangung von Investitionsbeihilfen gilt. Der Kauf von Geschäftsräumen hat jedoch auch bestimmte steuerliche Auswirkungen, etwa die Erhebung einer Eintragungssteuer in Höhe von 10% des Kaufpreises in Flandern und von 12,5% im restlichen Belgien. Diese Steuer kann jedoch zu Körperschaftssteuerzwecken abgezogen werden.

Wer kann dabei helfen, geeignete Geschäftsräume zu finden?

Flanders Investment & Trade wird in Zusammenarbeit mit lokalen Entwicklungsinstanzen und/oder Immobilienberatern den Spezifikationen des potenziellen Investors entsprechend einen Überblick über potenzielle Standorte in verschiedenen Gebieten Flanderns vorbereiten. Es ist auch möglich, sich an einen Immobilienmakler zu wenden.
Darüber hinaus bieten lokale Entwicklungsinstanzen neuen Unternehmen die Möglichkeit, sich in einem so genannten "Business Center" anzusiedeln, das Sekretariats- und Kommunikationsdienstleistungen zu konkurrenzfähigen Preisen anbietet. Business Center werden als Mittel zur Kostensenkung für neue Unternehmen aktiv gefördert und unterstützt. Eine wichtige Überlegung bei der Auswahl eines Standortes könnte die Verfügbarkeit von EU-Beihilfen in bestimmten Entwicklungszonen des Landes sein.

Welchen Schutz genießen die Mieter eines gewerblichen Mietvertrags?

Das belgische Recht gewährt Mietern, deren Geschäftsräume wie etwa bei Einzelhandelsgeschäften direkt für Kunden zugänglich sind, besonderen Schutz.
Noch wichtiger: Das Gesetz sieht eine beinahe automatische Verlängerung des Mietvertrags um bis zu drei Mal für eine Dauer von jeweils neun Jahren vor. Darüber hinaus ist es den Mietern erlaubt, ihren Mietvertrag als Teil des Geschäfts bei dessen Totalausverkauf zu verkaufen. Während das Gesetz darauf abzielt, Einzelhandelsgeschäfte zu schützen, kann dieses auch im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien auf Mietverträge anderer Art angewandt werden.

Was ist ein "3-6-9"-Mietvertrag?

Eines der typischen Merkmale eines gewerblichen "3-6-9"-Mietvertrags ist, dass der Mietvertrag für einen Zeitraum von neun Jahren abgeschlossen wird, unter bestimmten Umständen aber von einer der Parteien nach einem beliebigen Dreijahreszeitraum gekündigt werden kann - wenn auch für den Vermieter nur unter besonderen Bedingungen. Ein ähnlicher Mietvertrag wird ebenfalls häufig für Geschäftsräume abgeschlossen, die nicht direkt für Kunden zugänglich sind.

Was ist ein Mietvertrag mit einer Kaufoption?

Eine Gesellschaft kann mit dem Eigentümer eine Option aushandeln, das Gebäude zu einem bestimmten Zeitpunkt während der Laufzeit des Mietvertrags zu kaufen. In Belgien gibt es keine Einschränkungen für nicht-belgische Unternehmen oder Personen bezüglich des Kaufs von Immobilien oder Grundstücken.

Muss ein Mietvertrag schriftlich abgeschlossen werden?

Mietverträge müssen zu steuerlichen Zwecken registriert und damit schriftlich festgelegt werden, wobei die Rechte und Pflichten der jeweiligen Parteien dokumentiert werden. Mietverträge können in französischer, niederländischer oder deutscher Sprache verfasst werden, je nach Standort der Geschäftsräume. Mietverträge, die sich auf Geschäftsräume in Flandern beziehen, sind auf Niederländisch.

Müssen die Mieter eine Kaution beibringen?

In der Regel wird der Vermieter eine Kaution verlangen, die üblicherweise zwischen drei und sechs Monatsmieten beträgt. Die Kaution kann in Form einer Bareinlage bei einer Bank oder durch Bankgarantie erbracht werden. Im letztgenannten Fall wird die Bank dem Mieter eine geringe Gebühr berechnen.

Gibt es irgendeinen Schutz für Angestellte, die einen Wohnmietvertrag abschließen?

Für Wohnmietverträge gelten eine Reihe von besonderen Vorschriften, die die Mieter schützen sollen. Diese Vorschriften sind besonders streng, wenn die Mietwohnung die Hauptwohnung der Familie ist. Der Schutz umfasst:

• Eine Begrenzung der Mieterhöhung, die auf eine jährliche Indexierung auf der Grundlage der Verbraucherpreise beschränkt ist
• Die Voranzeige der Kündigung des Mietvertrags
• Die Möglichkeit kurzfristiger Mietverträge (mehrere Monate, ein Jahr oder drei Jahre)

Datenschutzvorschriften/Schutz der Privatsphäre

Gibt es irgendwelche Beschränkungen für die Verarbeitung personengebundener Daten?

Die Richtlinie der Europäischen Union über den Schutz personengebundener Daten stellt eine ganze Reihe von Anforderungen an ein Unternehmen, das personengebundener Daten in einem EU-Land verarbeitet.

Diese Richtlinie wurde in belgisches Recht umgesetzt. Wenn ein in Belgien gegründetes Unternehmen Tätigkeiten ausübt, die mittelbar oder unmittelbar die Verarbeitung von personengebunden Daten z. B. über seine Mitarbeiter oder Kunden als Einzelpersonen implizieren, hat es die belgischen Datenschutzvorschriften zu beachten. Die Verarbeitung von Daten schließt betriebliche Arbeitsvorgänge ein, die an personengebundenen Daten vorgenommen werden, etwa die Sammlung, Aufzeichnung, Speicherung, Nutzung, Verbreitung oder Vernichtung von Daten. Die Datenschutzvorschriften kommen unabhängig davon zur Anwendung, ob personengebundene Daten manuell oder automatisch (z. B. durch Computer), routinemäßig oder einmalig zu einem besonderen Zweck verarbeitet werden.

Die Verarbeitung personengebundener Daten ist gestattet, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind - z. B. wenn die betroffenen Personen ihre ausdrückliche Zustimmung erteilt haben oder wenn die Verarbeitung für ein Unternehmen notwendig ist, damit es eine vertragliche Verpflichtung gegenüber seinen Kunden erfüllen kann.

Auch an die Art der Verarbeitung werden bestimmte gesetzliche Anforderungen gestellt. Insbesondere können Daten nur zu rechtmäßigen, spezifischen und ausdrücklichen Zwecken gesammelt werden. Werden die Daten aus anderen Gründen weiterverarbeitet, müssen die betroffenen Personen dieser neuen Verarbeitung zustimmen. Es muss ebenfalls ein Bezug zwischen den gesammelten Daten und dem Zweck der Verarbeitung bestehen. Darüber hinaus müssen die verarbeiteten Daten exakt sein und wenn nötig regelmäßig aktualisiert werden. Sie sollten außerdem so lange wie nötig gespeichert werden, abhängig vom Verarbeitungszweck und, in einigen Fällen, der Art der Daten.

Unternehmen, die Daten verarbeitende Tätigkeiten ausüben, müssen unter Umständen Einzelpersonen den Zugang zu den Daten, die in ihrem Namen verarbeitet werden, ermöglichen. Sie müssen diesen auch jederzeit die Möglichkeit geben, ihre Daten zu berichtigen oder deren Korrektur zu verlangen. Die Einzelpersonen sind befugt, einer bestimmten Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen zu widersprechen - zum Beispiel wenn die Verarbeitung im Zusammenhang mit Aktivwerbung steht.

Welche Behörde ist für die Verwaltung der Datenschutzvorschriften in Belgien zuständig?

Ein Unternehmen, das die Verarbeitung personengebundener Daten auf automatischem Wege beabsichtigt, muss der Aufsichtsbehörde, der Kommission zum Schutz der Privatsphäre (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer), vor der Verarbeitung ausführliche Informationen vorlegen. Einige Verarbeitungsaktivitäten müssen jedoch nach der aktuellen Gesetzgebung nicht angezeigt werden (z. B. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Personal- oder Lohnverwaltung in einem Unternehmen usw.).

Folglich fällt ein Unternehmen, das Kundeninformationen zu Direktmarketingzwecken verarbeiten möchte, in den Anwendungsbereich des aktuellen Gesetzes und muss sowohl den Kunden als auch die Kommission zum Schutz der Privatsphäre informieren. Die Meldung enthält spezifische Informationen im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung.

Die Meldung erfolgt entweder auf einem Papierformular oder unter Verwendung eines anderen Datenträgers (CD-ROM oder Internet). Die Kommission zum Schutz der Privatsphäre hat Standardpapierformulare herausgegeben, die für die Meldung verwendet werden können. Diese Formulare können von der Kommission mit der Post zugeschickt oder von der Website der Kommission heruntergeladen werden (http://www.privacy.fgov.be).

Gibt es Beschränkungen für den Datentransfer in Nicht-EU-Länder?

Unternehmen dürfen personengebundene Daten an Dritt-(Nicht-EU-)Länder nur dann weiterleiten, wenn das fragliche Drittland ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet.
Der Grad der Angemessenheit wird im Zusammenhang mit allen Umständen, die den Verarbeitungsvorgang umgeben, beurteilt, etwa die Art der verarbeiteten Daten, der Zweck und die Dauer einer bestimmten Übertragung usw.

Die Europäische Kommission kann per Entscheidung bestätigen, ob ein bestimmtes Land ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet. Sofern eine Entscheidung der Europäischen Kommission ergeht, können personengebundene Daten von EU-Mitgliedstaaten in das fragliche Land übertragen werden, ohne dass das Unternehmen zu zusätzlichen Garantien verpflichtet ist. Für folgende Länder sind bisher diesbezügliche Beschlüsse der Europäischen Kommission ergangen: Ungarn, Schweiz, Kanada, Australien, Japan und Argentinien. Was Datenübertragungen in die Vereinigten Staaten anbelangt, müssen Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten die vom amerikanischen Handelsministerium veröffentlichen "Safe Harbour"-Grundsätze zum Schutz der Privatsphäre (die der "Safe Harbour"-Entscheidung der Europäischen Kommission angehängt sind) beachten.

Ergeht keine Entscheidung der Europäischen Kommission hinsichtlich eines bestimmten Landes, müssen Unternehmen, die die Verarbeitung personengebundener Daten außerhalb der Europäischen Union beabsichtigen, gewährleisten, dass ihre Datenschutzverpflichtungen ausdrücklich vertraglich vereinbart sind.
Die Europäische Kommission hat Mustervertragsbedingungen herausgegeben, die in private Vereinbarungen eingefügt werden können, welche die Übertragung personengebundener Daten in Drittländer implizieren.